Ako zlyhať dôležité stretnutie

Urobte experiment. Postavte sa uprostred kancelárie a nahlas oznámte: „Stretnutie!“ Čo počujete v odpovedi: „Hurá, hurá, hurá!“ alebo "Uuuuuuuuu"?

Myslím, že poznám odpoveď. Slovo „stretnutie“ nespôsobuje, že by niekto bol hlasno potešený - naopak, keď sa to spomína, v kancelárii sa zvyčajne ozýva frustrované hučanie hlasov. Niet divu, že stretnutia majú takú zlú povesť - koniec koncov, často sa ťahajú celé hodiny, bez vyhliadok na obed alebo do konca pracovného dňa (áno, aj keď to bolí, niekedy to ani nevyjde). Zozbierajú sa tu úplne iní ľudia a nie je jasné, o čom sa môžu postarať, bez toho, že by sa navzájom poznali. Niekedy si nakoniec nikto nepamätá, ako to všetko začalo a čo robiť všeobecne.

Avšak, pre riadiacich pracovníkov stretnutia je neoddeliteľnou súčasťou života v kancelárii, hltať leví podiel pracovného času. Čím vyššia je vaša pozícia, tým viac času strávite na takýchto podujatiach - väčšina podnikateľov strávi 24 hodín denne na stretnutiach a výkonní riaditelia strávia až 60% svojho času. Takže môžete bezpečne vyplniť svoje SMS-šablóny "Honey, nečakajte na mňa, budem neskoro dnes", "Chlapci, dajte pivo do chladničky, nebudem čoskoro" alebo "Dnes pôjdeme do kina."

Ale to je dôvod, prečo sa to deje? Nemali by byť stretnutia produktívne? Koniec koncov, teoreticky by to malo byť dôležitý rozhovor medzi ľuďmi, ktorý vám umožní urobiť rozhodnutie, dospieť k určitým záverom a vyriešiť niektoré problémy, však? Áno, práve na toto stretnutie začínajú. Avšak, tam číhal veľký a arogantný "NIE!" V reálnom živote sa ukazuje, že počas stretnutia sa ľudia z nejakého dôvodu angažujú v čomkoľvek, ale nie konštruktívnym spôsobom riešenia problémov. Všetky tieto diskusie o tímovej spolupráci, spolupráci a brainstormingu sú, samozrejme, nadšené, ale keď začnete hovoriť o „stretnutí“, kde sa musia všetky tieto zázraky uskutočniť, všetko sa zmení. Pravdepodobne je potrebné, aby stretnutia zabezpečili silný rebranding. Alebo možno nikoho nebudeme viniť a priznávame, že na vine sú ľudia, ktorí sa zúčastňujú na stretnutiach alebo sa na nich zúčastňujú?

Existujú také typy ľudí, ktorí sú kontraindikovaní objavovať sa na stretnutiach a vo všeobecnosti sa zhromažďujú v skupinách viac ako dvoch ľudí: sú to skeptici, leniví ľudia a múdri ľudia. Všeobecne platí, že v obchodnom svete je veľa zločincov: prineste ich dohromady a nechajte ich chytiť jazykmi - a to je všetko, čo môžete bezpečne napísať, aby ste sa stratili.

Nebuďte nepriateľmi pre seba - prečítajte si o siedmich spôsoboch, ako zlyhať pri stretnutí a strácať niekoľko hodín svojho času, ktorý sa už nikdy nevrátite. A sľubujte, že tak nikdy neurobíte.

1. Nepotrebné naplánované stretnutia

Stanovený harmonogram stretnutí je to najhoršie, na čo môžete myslieť. Niekto pred piatimi rokmi prišiel s organizovaním mesačných stretnutí „podľa výsledkov práce niektorých oddelení“ a každý mesiac k nim chodíte, ako je to pripísané - napriek tomu, že katedra už nie je tam, alebo v jeho práci nie je čo diskutovať. Najčastejšie takéto nezmyselné stretnutia vytvárajú vzhľad práce, pre ktorú je každý vždy chválený. Áno, kto tieto stretnutia zruší?

2. Stretnutie namiesto toho, aby ste hovorili

Niektorí chceli vyhodiť slona z lietadla a zozbierať troch tuctov ľudí na stretnutie, aby prediskutovali problém, ktorý by stačil na vyriešenie minútového dialógu. Nie každá otázka si vyžaduje skupinovú diskusiu alebo brainstorming. Ak sa môže rozhodnúť po pol hodine hrať Vasya so Sašou, tak sa to stane. Zvyšok nie je potrebné súčasne. Len sa spýtajte Vasya, aby vás informovala o rozhodnutí, ktoré ste urobili, a informujte všetkých, ktorých uznáte za vhodné.

3. Extra ľudia

Stretnutia, na ktoré je pozvaný každý, kto je aspoň nejakým spôsobom zapojený do témy, o ktorej sa diskutuje, sú odsúdené na neúspech ešte pred vymenovaním miesta a času svojho zasadnutia: "Možno Lesha bude môcť k tejto otázke niečo pridať?" alebo „Zavoláme Petyu - zdá sa, že jeho myšlienka bola pôvodne od začiatku.“ t Keď zoznam hostí narastie do neuveriteľnej veľkosti, musíte triezvo posúdiť kapacitu konferenčnej miestnosti a schopnosť všetkých týchto ľudí vzájomne si porozumieť a adekvátne komunikovať. Jednoducho povedané, menej ľudí - viac kyslíka pre mozog, ktorý potrebuje pracovať počas stretnutia. Pozývajte len tých, ktorí sú skutočne relevantní a majú právomoc rozhodovať. Pre zvyšok, aby cenný dar - čas, ktorý nebudete kradnúť z nich.

4. Nedostatok programu

Skvelý spôsob, ako rozviazať všetky ruky a jazyky - nech všetci diskutujú o tých otázkach, ktoré sa ich týkajú osobne. Môžete však o tom hovoriť s rovnakým úspechom pri večeri alebo vo fajčiarskej miestnosti. Premýšľajte o akčnom pláne vopred, a nie, keď idete do zasadacej miestnosti alebo vytočíte číslo pre interkom. Naplánujte, ktoré body sa majú prediskutovať, aby ste tento problém komplexne zdôraznili a informovali každého o svojom pláne. Takže to bude oveľa jednoduchšie pre vás povedať: "Chlapci, včerajší zápas je skvelá téma pre diskusiu, ale poďme odložiť ju až po práci."

5. Nedostatok tajomníka

Potrebujete osobu, ktorá bude sledovať priebeh stretnutia. Samozrejme, môže to byť sám, ale nie každý vie, ako osláviť a zároveň sledovať hodiny a vašu vlastnú myšlienku šíriacu sa pozdĺž stromu. Len požiadať niekoho, aby sledoval čas, označiť otázky vyplývajúce z publika, a vyzve vás, že v tomto tempe nebudete mať čas diskutovať ani jeden z troch bodov programu dnes. Na konci stretnutia nezabudnite vziať na vedomie a pripomenúť všetkým, čo by mali robiť.

6. Tardiness

Ak bolo stretnutie naplánované na dve hodiny, a vy stále pokračujete v sedení a poradíte sa s neustálym príchodom opozdených osôb vo štvrtok po dvoch, potom tí, ktorí prišli načas, vytiahnu opačný smer - z dverí. Najlepší spôsob, ako zabiť čas, je „čakať ďalšiu minútu, pretože Maria Petrovna bola stále sľubná a ona ani nevolala, že by sa zdržala.“ A akonáhle sa Maria Petrovna konečne rozhodne, že sa objaví, opakujte jej, čo diváci počúvali už desaťkrát. Bez ohľadu na dôvod neskoro, nedovoľte takýmto ľuďom vytvárať problémy pre vás a zvyšok publika. No, ak ste neskoro sami, potom nebuďte prekvapení, že stretnutie pôjde od začiatku.

7. Multitasking

Ak všetci prišli na stretnutie s notebookmi a pozerali sa na monitory, keď vás počúvali, potom ... máte problém. Účastníci nepovažujú stretnutie za dôležitú udalosť, nerešpektujú vás ani iných a desaťkrát budete musieť opakovať to isté, aby ste povedali význam rozhovoru všetkým. Ak sa zúčastníte stretnutia osobne alebo prostredníctvom video odkazu, ukážte sa ako úspešný rečník: požiadajte divákov o efektívnejšie a rýchlejšie stretnutie.

Uisťujeme vás, že budete mať veľa ďalších problémov: s nedorozumeniami prítomných, s neschopnosťou dospieť k spoločnému názoru, so zmenami priorít, a možno aj s namáčaním vody a dierovaním / stieraním na stôl, takže sa pokúste usporiadať stretnutie správne. A naučiť sa to rýchlo, až po sklamaný "Uuuuuuu" všetci účastníci stretnutia začali rýchlo šíriť po celom dome alebo urgentné stretnutia, len aby neprišiel na ďalšie nudné "bla bla bla" v konferenčnej sále.

Zanechajte Svoj Komentár